Job: Beschäftigte*r (w/m/d) in Teilzeit in der Kundenberatung und Dokumentation

Über uns

Die RWTH ist als familiengerechte Hochschule zertifiziert.
Die RWTH bietet im Rahmen eines Universitären Gesundheitsmanagements eine Vielzahl von Gesundheits-, Beratungs- und Präventionsangeboten (z. B. Hochschulsport) an. Für Tarifbeschäftigte und Beamtinnen und Beamte besteht ein umfangreiches Weiterbildungsangebot und die Möglichkeit, ein Jobticket zu erwerben.
Die Stellenausschreibung richtet sich an alle Geschlechter.
Wir wollen an der RWTH Aachen University besonders die Karrieren von Frauen fördern und freuen uns daher über Bewerberinnen.
Frauen werden bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung bevorzugt berücksichtigt, sofern sie in der Organisationseinheit unterrepräsentiert sind und sofern nicht in der Person eines Mitbewerbers liegende Gründe überwiegen.
Bewerbungen geeigneter schwerbehinderter Menschen sind ausdrücklich erwünscht.
Im Sinne der Gleichbehandlung bitten wir Sie, auf ein Bewerbungsfoto zu verzichten.
Informationen zur Erhebung personenbezogener Daten nach Artikeln 13 und 14 Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) finden Sie unter https://www.rwth-aachen.de/dsgvo-information-bewerbung.

Anbieter

IT Center

Unser Profil

Als die zentrale IT-Einrichtung der RWTH Aachen University steht das IT Center seit über 60 Jahren für Qualität in verschiedensten Bereichen. Das IT Center unterstützt die Lehr- und Forschungsaufgaben und zentralen Prozesse der Hochschule und erbringt Basisdienste und individuelle Dienstleistungen für die Hochschuleinrichtungen.

Digitalisierung, Cloud, Security und die dazugehörige IT-Infrastruktur - tagtäglich begegnen uns diese Begriffe in den Medien. Im IT Center sind Sie ganz nah dran an diesen Entwicklungen und können in diesen Bereichen auch etwas bewegen. Wir arbeiten mit aktuellen Technologien und sind damit ein erfolgreicher IT-Dienstleister. Der Erfolg des IT Centers basiert dabei nur bedingt auf den neuesten Technologien oder den schnellsten Rechnern, sondern in erster Linie auf den Mitarbeitenden, die sich mit großem Engagement für das IT Center einsetzen und neben großem Fachwissen gemeinsam mit den Führungskräften für eine sehr gute Arbeitsatmosphäre sorgen.

Im IT Center erwarten Sie abwechslungsreiche Tätigkeiten in einem motivierten, aufgeschlossenen und leistungsbereiten Team mit einer wertschätzenden Umgangskultur.

Wir freuen uns, Sie als Teil unseres Teams im IT Center aufzunehmen!

Ihre Aufgaben

Das IT-ServiceDesk (IT-SD) der RWTH Aachen ist die zentrale Anlaufstelle (Single Point of Contact: SPOC) für alle Anfragen zu den eigenen und kooperativ erbrachten Services des IT Centers dar und erbringt deren Beratung und Support. Zusammen mit den anderen Gruppen der Abteilung Service & Kommunikation wird an der stetigen Verbesserung der Kommunikations-, Beratungs- und Supportprozesse der einzelnen Services gearbeitet.

Zu Ihren Aufgaben innerhalb der Gruppe gehören in erster Linie die eigenständige Beratung und Betreuung der Kundinnen und Kunden zu den Services des IT Centers. Diese kann persönlich, telefonisch, per E-Mail oder Chat erfolgen.

Darüber hinaus ergänzen Sie im Projekt „Einführung eines Chatbots im Kundensupport“ das Projektteam mit bis zu 40% Ihrer Arbeitszeit. Ziel des Projektes ist, die Evaluation und Integration eines Chatbots im Kundensupport.

Weiterhin gehören auch die folgenden Tätigkeiten zu Ihren Aufgaben:

• Die Unterstützung bei der Optimierung und Dokumentation von bestehenden Verfahren und Abläufen des IT Centers
• Die Mitarbeit bei der Weiterentwicklung unserer internen und externen Dokumentationen der Services des IT Centers
• Kommunikation mit allen Teams innerhalb der Abteilung, mit anderen Abteilungen des IT Centers sowie anderen Hochschuleinrichtungen

Die Abteilung Service & Kommunikation verfügt über ein nach DIN EN ISO 9001:2015 zertifiziertes Qualitätsmanagementsystem, welches zur Sicherung und Optimierung aller abteilungsrelevanten Prozesse eingesetzt wird. Im Zuge dessen wurde ein umfangreiches Einarbeitungskonzept entwickelt, über welches Sie schrittweise in Ihre neuen Aufgabenbereiche eingearbeitet werden. Nach dem Abschluss der Einarbeitung sind Sie bereit, ihre über 50 Kolleginnen und Kollegen in der Beratung und in der Kommunikation mit unseren Kund*innen per Telefon, Chat und E-Mail zu unterstützen.

Die Arbeitszeiten erfolgen in einem festen Zwei-Schichtsystem. Darüber hinaus wird Ihre persönliche Weiterentwicklung durch die Teilnahme an diversen Fortbildungsmöglichkeiten gefördert.

Ihr Profil

Wir erwarten von Ihnen ein erfolgreich abgeschlossenes Bachelorstudium in dem Bereich Gesellschaftswissenschaften oder einem vergleichbaren Studiengang. Idealerweise haben Sie bereits Erfahrungen in den Themen künstliche Intelligenz (KI) und Automatisierung gesammelt.

Darüber hinaus zeichnen Sie folgende Eigenschaften aus:

• Berufserfahrung in der Betreuung von Kund*innen in der Kundenberatung, die Sie gewinnbringend in Ihre Tätigkeiten bei uns einbringen
• Freude daran, unsere Kundinnen und Kunden im direkten Kontakt zu beraten
• Die Fähigkeit und Bereitschaft, sich schnell in neue und komplexe Sachverhalte einzuarbeiten
• Erfahrung bei der Einführung von Services aus Nutzendensicht
• Kenntnisse in der Erstellung und Umsetzung zielgruppenspezifischer Texte, Bildmaterialien und Videos
• Erfahrung im Planen und Durchführen von Veranstaltungen
• Ein hohes Maß an Qualitäts- und Serviceorientierung
• Einschlägige Kenntnisse und Erfahrungen in den Themen KI und Automatisierung insbesondere bei der Bearbeitung von Kundenanfragen
• Erfahrungen im Hochschulumfeld und Kenntnisse über die RWTH Aachen sind von Vorteil

Zudem zeichnen Sie sich durch eine verlässliche, verantwortungsbewusste und teamorientierte Arbeitsweise sowie eine Hand-On-Mentalität aus. Gute bis sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift, die Sie in der Beratung unserer Kundinnen und Kunden einsetzen, runden Ihr Profil ab.

Wir bieten

Die Einstellung erfolgt im Beschäftigtenverhältnis.
Die Stelle ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt zu besetzen und befristet auf 2 Jahre.
Die Befristung richtet sich nach § 14 Abs. 1 Teilzeit- und Befristungsgesetz (TzBfG).
Es handelt sich um eine Teilzeitstelle mit der Hälfte der regelmäßigen Wochenarbeitszeit.
Die Eingruppierung richtet sich nach dem TV-L.
Die Stelle ist bewertet mit bis zu EG 10, je nach persönlicher Voraussetzung.