Job: Beschäftigte/r in Technik & Verwaltung für das Promotionsbüro (w/m/d)

Anbieter

Fakultät für Maschinenwesen

Unser Profil

Das Dekanat unterstützt als zentrale Geschäftsführung der Fakultät für Maschinenwesen der RWTH Aachen mit einem dynamischen Team den Dekan bei seinen Leitungs-, Administrations- und Repräsentationsaufgaben sowie der zukunftsorientierten Gestaltung von Studien- und Fakultätsorganisation.

Das Promotionsbüro der Fakultät für Maschinenwesen der RWTH Aachen ist zentrale Anlaufstelle für alle Belange rund um die Promotion. Wir begleiten angehende Promovierende und Lehrstühle durch den gesamten Prozess – von der Prüfung der Zugangsvoraussetzungen über die Antragstellung bis hin zur Ausstellung der Doktorurkunde. Als Teil eines engagierten und offenen Teams gestalten wir reibungslose, transparente und effiziente Abläufe und tragen so aktiv zur Qualitätssicherung der Promotionsverfahren an unserer Fakultät bei.

Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine*n engagierte*n Mitarbeiter*in für das Promotionsmanagement.

Wir bieten:

• Eine verantwortungsvolle und abwechslungsreiche Aufgabe
• Ein wertschätzendes, motiviertes und kollegiales Team
• Ein vielseitiges Arbeitsumfeld an einer renommierten technischen Fakultät
• Die Möglichkeit, strukturelle Prozesse aktiv mitzugestalten und weiterzuentwickeln
• Erwerb vielfältiger administrativer, organisatorischer und kommunikativer Kompetenzen

Bitte senden Sie uns Ihre vollständigen Unterlagen (inkl. Motivationsschreiben) gebündelt in einem einzigen PDF-Dokument.

Tipps und Hinweise zur Bewerbung finden Sie hier:
How To Bewerbung: https://www.maschinenbau.rwth-aachen.de/go/id/hcn/

Ihr Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Systematische, sehr sorgfältige und sehr strukturierte Arbeitsweise
• Ausgeprägtes analytisches Denkvermögen und Spaß daran, sich in komplexe Regelwerke einzuarbeiten
• Sehr gute Kenntnisse der gängigen Office-Anwendungen (insbesondere Excel, Word und Outlook)
• Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Kommunikationsfreude, Serviceorientierung und ein freundliches Auftreten
• Zuverlässigkeit, Eigeninitiative, Teamfähigkeit und Belastbarkeit

Ihre Aufgaben

• Selbständige Bearbeitung aller Vorgänge rund um die Promotionsverfahren der Fakultät
• Inhaltliche und formelle Prüfung von Zugangsvoraussetzungen und Anträgen
• Erstellung von Bescheiden, Prüfungsunterlagen und Dokumenten zur Digitalisierung der Verfahren
• Durchführung von Sprechstunden für Promovierende und telefonische Beratung der Lehrstühle
• Administrative Mitarbeit bei strukturellen und organisatorischen Prozessen im Promotionswesen
• Enge Zusammenarbeit mit Fakultätsleitung, Gremien und zentralen Einrichtungen

Unser Angebot

Die Einstellung erfolgt im Beschäftigtenverhältnis.
Die Stelle ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt zu besetzen und befristet auf 2 Jahre.
Die Befristung richtet sich nach § 14 Abs. 2 bzw. Abs. 3 Teilzeitbefristungsgesetz (TzBfG). Diese Stelle kann daher nicht mit Personen besetzt werden, die schon einmal in einem Arbeitsverhältnis zur RWTH Aachen University gestanden haben. Ausnahmen gibt es für Personen, die das 52. Lebensjahr vollendet haben und beschäftigungslos sind.
Es handelt sich um eine Vollzeitstelle.
Die Eingruppierung richtet sich nach dem TV-L.
Die Stelle ist bewertet mit bis zu EG 8, je nach persönlicher Qualifikation.

Über uns

Die RWTH ist als familiengerechte Hochschule zertifiziert.
Die RWTH bietet im Rahmen eines Universitären Gesundheitsmanagements eine Vielzahl von Gesundheits-, Beratungs- und Präventionsangeboten (z. B. Hochschulsport) an. Für Tarifbeschäftigte und Beamtinnen und Beamte besteht ein umfangreiches Weiterbildungsangebot und die Möglichkeit, ein Jobticket zu erwerben.
Die Stellenausschreibung richtet sich an alle Geschlechter.
Wir wollen an der RWTH Aachen University besonders die Karrieren von Frauen fördern und freuen uns daher über Bewerberinnen.
Frauen werden bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung bevorzugt berücksichtigt, sofern sie in der Organisationseinheit unterrepräsentiert sind und sofern nicht in der Person eines Mitbewerbers liegende Gründe überwiegen.
Bewerbungen geeigneter schwerbehinderter Menschen sind ausdrücklich erwünscht.
Im Sinne der Gleichbehandlung bitten wir Sie, auf ein Bewerbungsfoto zu verzichten.
Informationen zur Erhebung personenbezogener Daten nach Artikeln 13 und 14 Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) finden Sie https://www.rwth-aachen.de/dsgvo-information-bewerbung